O projekcie

Projekt przeskanowania katalogu kartkowego był rozważany w Ossolineum od początku jego komputeryzacji. Zakup w 1997 roku systemu bibliotecznego VTLS osłabił zainteresowanie tym tematem, gdyż przewidywano, że zawartość katalogów kartkowych prędzej czy później znajdzie się w tym systemie. Jednakże rozwój Zakładu Narodowego im. Ossolińskich a szczególnie pozyskanie nowego budynku w innej części miasta spowodowało pilną potrzebę udostępnienia informacji katalogowej poprzez sieci komputerowe, co pozwoliło na wdrożenie elektronicznego systemu składania rewersów.

Założenia

Główne założenie projektu było następujące: uzyskać w ciągu maksymalnie 6 miesięcy elektroniczny substytut katalogu kartkowego. Nie jest to bowiem elektroniczny katalog, porównywalny z systemami bibliotecznymi. Kartki katalogowe funkcjonują w tym katalogu jako ponumerowane obrazki, przyporządkowane nazwom skrzynek. Wyszukiwanie w tego typu katalogu jest więc analogiczne jak w "tradycyjnym" katalogu kartkowym. Zdecydowano się na takie rozwiązanie z uwagi na czas. Pełna konwersja analogicznego zbioru na format MARC w systemie VTLS zajmuje średnio ok. 10 lat.

Inne założenia były pochodną pierwszego. Aby zakończyć projekt sukcesem zdecydowano, że system będzie jak najprostszy, bez użycia wyrafinowanego oprogramowania, prób rozpoznawania tekstu (OCR) itp. Główną troską było stworzenie systemu niezawodnego, prostego i obejmującego kompletny katalog kartkowy.

Wykonawca

Wszystkie powyższe założenia zobowiązała się zrealizować firma "DjaF" z Krakowa, która całość prac wykonała w realiach finansowych, określonych dotacja celową KBN. Projekt zakończony został pełnym sukcesem. Przeskanowano łącznie 1 mln 119 tys. kart katalogowych, udostępniając w ten sposób pierwszy w Polsce, kompletny, biblioteczny katalog kartkowy w Internecie.

Informacja o zasobach Ossolineum

Dzięki projektowi skanowania katalogów, zdalnemu użytkownikowi została udostępniona w sieci pełna informacja o drukach zwartych i ciągłych XIX i XX w. znajdujących się w Ossolineum. Składowymi systemu informacji katalogowej są:
Katalog kartkowy alfabetyczny (zamknięty na 1998 roku)
Katalog czasopism (stan na koniec 2000)
Katalog elektroniczny książek i czasopism w systemie VTLS (od 1999)

Wyszukiwanie

Wyszukiwanie odbywa się poprzez następujące elementy nawigacyjne:

1. alfabet - naciśniecie litery powoduje wyświetlenie poniżej nazw wszystkich skrzynek związanych z daną literą
2. lista nazw skrzynek - wskazanie nazwy powoduje wyświetlenie pierwszych kart w danej skrzynce wraz z informacją o ich ilości
3. klawisz "Pokaż kartę" - wpisanie w okienku numeru karty i naciśnięcie klawisza powoduje wyświetlenie kart od żądanego numeru
4. klawisze "wstecz" i "naprzód" pozwalają na wyświetlenie kart poprzednich lub następnych w ciągu
5. opcja "Szukaj" pozwala na wprowadzenie dowolnego hasła; w odpowiedzi dostajemy jedynie nazwę skrzynki, zawierającej dane hasło - funkcja nie kieruje do konkretnej karty!

Typowe wyszukiwania

Przykład I. Szukamy "Dziadów" A.Mickiewicza

1. naciskamy literę M i otrzymujemy spis skrzynek
2. ponieważ mamy 5 skrzynek oznaczonych w zakresie "Mickiewicz A." Kierujemy się tytułem. Ponieważ zaczyna się on na literę D, będzie prawdopodobnie w skrzynce pierwszej
3. skrzynka pierwsza ma 710 kart, sprawdzamy ostatnie 5 podając w okienku "Pokaż kartę" liczbę 705; widzimy; że tytuł zaczyna się na literę K, próbujemy więc cofnąć się o 100 kart podając 605; wciąż mamy literę K więc próbujemy z drugiej strony podając numer 200; trafiamy na kartę z odsyłaczami od "Dziady", cofamy się więc klawiszem "wstecz"
4. znajdujemy kartę 194 "Dziady wileńskie"; możemy ją teraz powiększyć klikając na obrazku karty; powiększony obraz wyświetla się w odrębnym oknie, które można potem zamknąć

Jak widać nie zawsze udaje się zgadnąć pozycję karty w skrzynce od razu. Czytelnicy zaznajomieni z tradycyjnym katalogiem kartkowym znajdą z pewnością analogię do poszukiwań manualnych. Użytkownicy systemów komputerowych mogą czuć się zawiedzeni nikłymi możliwościami wyszukiwawczymi, jednakże wyszliśmy z założenia, że nawet niedoskonała informacja, lepsza jest od braku informacji. Każde wzbogacenie możliwości wyszukiwawczych związana jest ze znacznymi inwestycjami i wykonaniem bardzo czasochłonnych prac (gdybyśmy założyli, że do każdej karty chcemy dopisać hasło, to pracownik pracujący z prędkością 1 karty/ minutę przerobiłby cały zbiór w ciągu około 15 lat).

Przykład II. Szukamy powieści T.Pratchetta

1. wpisujemy w okienko "Szukaj": Pratchett i wciskamy Enter
2. wyświetla nam się nazwa skrzynki: PRAS - PRAWN, klikamy na tą nazwę
3. wyświetla się nam kartka z hasłem "Prasa" jako pierwsza z 538; próbujemy "skakać" po 100 kart klawiszem "Pokaż kartę"; już przy drugim skoku okazuje się, że jesteśmy za daleko, cofamy do karty 150; potem 120; żeby wreszcie znaleźć T.Pratchetta na karcie 125

Inne funkcje

Oprócz opisanych funkcji nawigacyjnych, katalogi graficzne udostępniają jeszcze dwie funkcje:

• "Pokazuj po" odnosząca się do liczby wyświetlonych równocześnie pomniejszonych kart; standardowo liczba ta wynosi 5; bardziej doświadczeni użytkownicy, chcąc przyspieszyć wyświetlanie, mogą tę liczbę ograniczyć do 3; maksymalna wartość akceptowana przez system wynosi 20
• "Zamówienia elektroniczne" wyświetlające w odrębnym oknie formularz zamówienia, na który można przepisać ptrzebne dane